What is an electronic key management system?

It is a smart cabinet that stores physical keys in individually locked positions and releases each one only to an authorized, identified user, while logging every release and return automatically.

How does it stop the wrong person taking a key?

Users identify with a PIN, an RFID card or a fingerprint, and access rights are set per key. People can only take the keys their role allows, and critical keys can require two factors.

Does it work with our existing badges and user accounts?

Yes. Holistion KMS reads standard RFID and proximity cards and integrates with directory services and single sign-on, so people use the credentials they already have.

Can Holistion KMS run without the cloud?

Yes. It can be deployed fully on-premise, behind your own firewall, with all data and audit records kept under your control.

What happens if a key is not returned in time?

You can set a curfew per key. Overdue keys trigger automatic reminders and escalation, and the current holder stays on record the entire time.

How many keys and cabinets can it manage?

Cabinets are modular, from around twenty positions to hundreds, and several cabinets across rooms or sites are administered together from a single console.

PRODUCTO DE SEGURIDAD - GESTIÓN ELECTRÓNICA DE LLAVES

Cada llave física, bajo control electrónico, con una pista de auditoría completa.

Holistion KMS bloquea cada llave en un armario inteligente y la entrega solo a la persona adecuada, identificada por PIN, tarjeta RFID o huella dactilar. Cada retirada y devolución se registra automáticamente, de modo que siempre sabes quién tiene qué llave, durante cuánto tiempo, y puedes demostrarlo.

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CONTROL DE LLAVES

PISTA DE AUDITORÍA

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01 El producto

Un armario inteligente que solo se abre
para la persona adecuada.

Cada llave ocupa su propia posición bloqueada y controlada electrónicamente. Se libera por persona y por llave, y cada movimiento se escribe en el registro, sin papel y sin lagunas.

Holistion KMS wall-mounted stainless-steel electronic key cabinet with a touchscreen terminal, RFID and fingerprint readers and 80 illuminated, individually locked key positions — **Armario electrónico de llaves** Una unidad de acero inoxidable montada en pared: terminal con pantalla táctil con lectores RFID y de huella dactilar a la derecha, y posiciones de llaves bloqueadas individualmente e iluminadas por LED tras una puerta protegida.

Acceso controlado

Tres formas de demostrar quién eres.

El armario permanece bloqueado hasta que alguien se identifica con certeza. Para las llaves de alta seguridad puedes exigir dos factores, de modo que una llave nunca se entregue a la persona equivocada.

Código PINTarjeta RFIDBiometríaUsuario & contraseñaDerechos por llave

01
Código PIN Un código personal en el terminal táctil para un acceso rápido y cotidiano.
02
Tarjeta RFID / de proximidad La misma tarjeta que las personas ya usan para las puertas y el acceso al edificio.
03
Biometría Verificación por huella dactilar donde se requiere un factor adicional.
04
Consola de administración Inicio de sesión web con usuario y contraseña para gestionar derechos, armarios e informes.

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02 Por qué importa

Un panel de llaves y un libro de registro
no te dicen quién tiene qué.

El control manual de llaves falla silenciosamente justo en los momentos que importan, y el coste suele aparecer cuando una llave ya ha desaparecido.

El riesgo

Las llaves desaparecen

Una sola llave maestra perdida puede obligar a recodificar todo un edificio. Dinero real, tiempo de inactividad real y exposición real hasta que se resuelva.

La brecha

Sin rendición de cuentas

Los registros en papel son incompletos y fáciles de omitir. Cuando algo sale mal, nadie puede decir con certeza quién tenía la llave, ni cuándo.

El punto ciego

Sin imagen en tiempo real

No puedes saber, ahora mismo, qué llaves están fuera y quién las tiene, hasta que alguien necesita una que no está en el panel.

Control

Llaves entregadas solo a
las personas que autorizas

Visibilidad

Una vista en vivo de cada llave,
en el armario o fuera

Rendición de cuentas

Cada movimiento registrado
con usuario, llave y hora

Soberanía

Nube u on-premise —
tus datos siguen siendo tuyos

03 Capacidades

Todo lo que necesitas para gestionar
las llaves como un activo controlado.

Holistion KMS cubre todo el ciclo de vida de una llave física, desde el momento en que se registra hasta cada vez que sale y regresa al armario.

Control de acceso

Solo las manos adecuadas

Cada persona se autentica con PIN, tarjeta o huella dactilar, y los derechos se definen por llave, de modo que solo pueden tomar lo que su rol permite.

PIN, tarjeta RFID y huella dactilar
Dos factores para las llaves críticas
Derechos por llave, por persona
Roles, grupos y ventanas de acceso

Inventario en tiempo real

Una imagen en vivo, siempre

Un panel muestra cada llave en el momento en que cambia su estado, en el armario o fuera con un titular nombrado. Sin recorrer las instalaciones, sin conjeturas.

Estado de entrada / salida por llave
Titular actual nombrado
Posiciones de llaves iluminadas
Vista general de varios armarios

Pista de auditoría

Pruebas, no conjeturas

Cada retirada y devolución se escribe en un registro a prueba de manipulaciones con usuario, llave, hora y duración, listo para auditorías, aseguradoras o revisiones de incidentes.

Quién, qué llave, cuándo, cuánto tiempo
A prueba de manipulaciones e inmutable
Historial consultable y filtrable
Exportación a CSV y PDF

Alertas & escalado

El sistema avisa

Establece un plazo por llave y deja que el sistema persiga las devoluciones vencidas por ti. Los eventos de apertura forzada, manipulación y acceso denegado activan una alarma de inmediato.

Plazos y recordatorios para llaves vencidas
Alarmas de apertura forzada y manipulación
Notificaciones de acceso denegado
Alertas por correo electrónico y en pantalla

Hardware modular

Adaptado al emplazamiento

Empieza con un armario y escala a muchos en distintas salas y ubicaciones. Cada llave ocupa su propia posición bloqueada y solo sale cuando se concede el acceso.

De 20 a cientos de posiciones
Posiciones bloqueadas individualmente
Varios armarios y emplazamientos
Una administración central

Despliegue soberano

En tu infraestructura

Ejecútalo en la nube o totalmente on-premise, detrás de tu firewall. Conéctalo al directorio, las tarjetas y los sistemas que ya utilizas.

Nube u on-premise
Directorio / LDAP / SSO
API REST y webhooks
Los datos permanecen contigo

04 Cómo funciona

Del registro a la devolución,
en cinco pasos sencillos.

El flujo está diseñado para ser rápido para los usuarios e impecable para quien es responsable de las llaves.

Registrar

Configura las llaves, las personas y sus derechos una sola vez, en la consola de administración web.

Autenticar

En el armario, el usuario demuestra su identidad con PIN, tarjeta o huella dactilar.

Liberar

Solo se desbloquean y se iluminan las llaves que esa persona está autorizada a tomar.

Rastrear

El sistema registra automáticamente quién tomó qué llave y a qué hora.

Devolución & alerta

Al devolverla, la llave se registra de nuevo; las llaves vencidas activan un escalado.

05 Dónde encaja

Diseñado para lugares donde una llave perdida
es un problema real.

Dondequiera que las llaves físicas abran algo importante, Holistion KMS convierte la gestión de llaves en un proceso con rendición de cuentas.

Infraestructura crítica & energía

Subestaciones y salas técnicas

Llaves de subestaciones, salas de máquinas y emplazamientos remotos, entregadas de modo que nunca lleguen a la persona equivocada.

Centros de datos

Racks, jaulas y salas

Llaves de jaulas, racks y salas entregadas solo a técnicos certificados y programados.

Instituciones públicas

Oficinas, archivos y depósitos

Oficinas, archivos y salas de pruebas que necesitan un registro limpio para cada auditoría.

Banca & finanzas

Sucursales y áreas seguras

Llaves de cámaras acorazadas, cajas fuertes y sucursales bajo acceso estricto de doble control.

Flota & movilidad

Llaves de vehículos y equipos

Llaves de vehículos y equipos entregadas con un registro claro y con marca de tiempo.

Instalaciones & industria

Plantas, campus y emplazamientos

Llaves maestras, de sala y de máquina para grandes campus, bajo un único sistema.

06 Preguntas

Lo que los equipos de seguridad y facilities
suelen preguntar primero.

Respuestas breves a las preguntas que surgen antes de un despliegue.

Conceptos básicos

¿Qué es un sistema electrónico de gestión de llaves?

Un armario inteligente que guarda las llaves físicas en posiciones bloqueadas individualmente y entrega cada una solo a un usuario autorizado e identificado, registrando cada retirada y devolución.

Acceso

¿Cómo evita que la persona equivocada tome una llave?

Los usuarios se identifican con un PIN, una tarjeta RFID o una huella dactilar, y los derechos se definen por llave. Cada persona solo puede tomar las llaves que permite su rol; las llaves críticas pueden requerir dos factores.

Integración

¿Funciona con nuestras tarjetas y cuentas?

Sí. Lee tarjetas RFID y de proximidad estándar y se integra con servicios de directorio e inicio de sesión único, de modo que las personas usan las credenciales que ya tienen.

Despliegue

¿Puede funcionar sin la nube?

Sí. Holistion KMS puede desplegarse totalmente on-premise, detrás de tu propio firewall, con todos los datos y registros de auditoría bajo tu control.