What is an electronic key management system?

It is a smart cabinet that stores physical keys in individually locked positions and releases each one only to an authorized, identified user, while logging every release and return automatically.

How does it stop the wrong person taking a key?

Users identify with a PIN, an RFID card or a fingerprint, and access rights are set per key. People can only take the keys their role allows, and critical keys can require two factors.

Does it work with our existing badges and user accounts?

Yes. Holistion KMS reads standard RFID and proximity cards and integrates with directory services and single sign-on, so people use the credentials they already have.

Can Holistion KMS run without the cloud?

Yes. It can be deployed fully on-premise, behind your own firewall, with all data and audit records kept under your control.

What happens if a key is not returned in time?

You can set a curfew per key. Overdue keys trigger automatic reminders and escalation, and the current holder stays on record the entire time.

How many keys and cabinets can it manage?

Cabinets are modular, from around twenty positions to hundreds, and several cabinets across rooms or sites are administered together from a single console.

SICHERHEITSPRODUKT - ELEKTRONISCHES SCHLÜSSELMANAGEMENT

Jeder physische Schlüssel, unter elektronischer Kontrolle, mit vollständigem Audit-Trail.

Holistion KMS sperrt jeden Schlüssel in einen intelligenten Schrank und gibt ihn nur an die richtige Person aus, identifiziert per PIN, RFID-Karte oder Fingerabdruck. Jede Ausgabe und Rückgabe wird automatisch protokolliert, sodass Sie stets wissen, wer welchen Schlüssel wie lange besitzt – und es belegen können.

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SCHLÜSSELKONTROLLE

AUDIT-TRAIL

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01 Das Produkt

Ein intelligenter Schrank, der sich nur
für die richtige Person öffnet.

Jeder Schlüssel sitzt in seiner eigenen verriegelten, elektronisch kontrollierten Position. Er wird pro Person und pro Schlüssel freigegeben, und jede Bewegung wird protokolliert – ohne Papier und ohne Lücken.

Holistion KMS wall-mounted stainless-steel electronic key cabinet with a touchscreen terminal, RFID and fingerprint readers and 80 illuminated, individually locked key positions — **Elektronischer Schlüsselschrank** Eine wandmontierte Edelstahleinheit: Touchscreen-Terminal mit RFID- und Fingerabdruckleser auf der rechten Seite und einzeln verriegelte, LED-beleuchtete Schlüsselpositionen hinter einer gesicherten Tür.

Kontrollierter Zugriff

Drei Wege, Ihre Identität nachzuweisen.

Der Schrank bleibt verriegelt, bis jemand eindeutig identifiziert ist. Für Hochsicherheitsschlüssel können Sie zwei Faktoren verlangen, sodass ein Schlüssel nie an die falsche Person übergeben wird.

PIN-CodeRFID-KarteBiometrieBenutzer & PasswortRechte pro Schlüssel

01
PIN-Code Ein persönlicher Code am Touchscreen-Terminal für schnellen, alltäglichen Zugriff.
02
RFID- / Proximity-Karte Derselbe Ausweis, den Mitarbeiter bereits für Türen und Gebäudezugang nutzen.
03
Biometrie Fingerabdruck-Verifizierung, wo ein zusätzlicher Faktor erforderlich ist.
04
Admin-Konsole Web-Anmeldung mit Benutzer und Passwort zur Verwaltung von Rechten, Schränken und Berichten.

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02 Warum es zählt

Ein Schlüsselbrett und ein Logbuch
sagen Ihnen nicht, wer was hat.

Manuelle Schlüsselkontrolle versagt still genau in den Momenten, in denen es darauf ankommt, und die Kosten entstehen meist, wenn ein Schlüssel bereits weg ist.

Das Risiko

Schlüssel verschwinden

Ein einziger fehlender Generalschlüssel kann die Umschließung eines ganzen Gebäudes erzwingen. Echtes Geld, echte Ausfallzeit und echtes Risiko, bis es erledigt ist.

Die Lücke

Keine Nachvollziehbarkeit

Papierprotokolle sind unvollständig und leicht zu überspringen. Wenn etwas schiefgeht, kann niemand mit Sicherheit sagen, wer den Schlüssel wann hatte.

Der blinde Fleck

Kein Echtzeitbild

Sie können gerade jetzt nicht sagen, welche Schlüssel draußen sind und wer sie hat – bis jemand einen benötigt, der nicht am Brett hängt.

Kontrolle

Schlüssel nur an
autorisierte Personen ausgegeben

Sichtbarkeit

Eine Echtzeitansicht jedes Schlüssels,
im Schrank oder draußen

Nachvollziehbarkeit

Jede Bewegung protokolliert
mit Benutzer, Schlüssel und Zeit

Souveränität

Cloud oder On-Premise —
Ihre Daten bleiben Ihre

03 Funktionen

Alles, was Sie brauchen, um Schlüssel
wie einen kontrollierten Vermögenswert zu führen.

Holistion KMS deckt den gesamten Lebenszyklus eines physischen Schlüssels ab – von der Erfassung bis zu jeder Entnahme und Rückgabe in den Schrank.

Zugriffskontrolle

Nur die richtigen Hände

Jede Person authentifiziert sich per PIN, Karte oder Fingerabdruck, und Rechte werden pro Schlüssel festgelegt, sodass jeder nur das entnehmen kann, was seine Rolle erlaubt.

PIN, RFID-Karte und Fingerabdruck
Zwei Faktoren für kritische Schlüssel
Rechte pro Schlüssel, pro Person
Rollen, Gruppen und Zugriffsfenster

Echtzeit-Inventar

Immer ein Echtzeitbild

Ein Dashboard zeigt jeden Schlüssel in dem Moment, in dem sich sein Status ändert – im Schrank oder draußen mit namentlichem Inhaber. Kein Ablaufen der Etagen, kein Raten.

Ein-/Ausgabestatus pro Schlüssel
Namentlicher aktueller Inhaber
Beleuchtete Schlüsselpositionen
Übersicht über mehrere Schränke

Audit-Trail

Beweise statt Vermutungen

Jede Ausgabe und Rückgabe wird in ein manipulationssicheres Protokoll mit Benutzer, Schlüssel, Zeit und Dauer geschrieben – bereit für Audits, Versicherer oder Vorfalluntersuchungen.

Wer, welcher Schlüssel, wann, wie lange
Manipulationssicher und unveränderlich
Durchsuchbare, filterbare Historie
CSV- und PDF-Export

Warnungen & Eskalation

Das System schlägt Alarm

Legen Sie eine Frist pro Schlüssel fest und lassen Sie das System überfällige Rückgaben für Sie verfolgen. Ereignisse wie gewaltsames Öffnen, Manipulation und verweigerter Zugriff lösen sofort einen Alarm aus.

Fristen und Erinnerungen für überfällige Schlüssel
Alarme bei gewaltsamem Öffnen und Manipulation
Benachrichtigungen bei verweigertem Zugriff
E-Mail- und Bildschirm-Warnungen

Modulare Hardware

Auf den Standort zugeschnitten

Beginnen Sie mit einem Schrank und skalieren Sie auf viele über Räume und Standorte hinweg. Jeder Schlüssel sitzt in seiner eigenen verriegelten Position und verlässt sie nur bei gewährtem Zugriff.

20 bis Hunderte Positionen
Einzeln verriegelte Positionen
Mehrere Schränke und Standorte
Eine zentrale Verwaltung

Souveräne Bereitstellung

Auf Ihrer Infrastruktur

Betreiben Sie es in der Cloud oder vollständig On-Premise, hinter Ihrer Firewall. Verbinden Sie es mit dem Verzeichnis, den Ausweisen und Systemen, die Sie bereits nutzen.

Cloud oder On-Premise
Verzeichnis / LDAP / SSO
REST-API und Webhooks
Daten bleiben bei Ihnen

04 So funktioniert es

Von der Erfassung bis zur Rückgabe,
in fünf einfachen Schritten.

Der Ablauf ist so gestaltet, dass er für Benutzer schnell und für die Schlüsselverantwortlichen lückenlos ist.

Erfassen

Richten Sie Schlüssel, Personen und deren Rechte einmalig in der Web-Admin-Konsole ein.

Authentifizieren

Am Schrank weist ein Benutzer seine Identität per PIN, Karte oder Fingerabdruck nach.

Freigeben

Nur die Schlüssel, die diese Person entnehmen darf, werden entriegelt und leuchten auf.

Nachverfolgen

Das System protokolliert automatisch, wer welchen Schlüssel wann entnommen hat.

Rückgabe & Alarm

Bei der Rückgabe wird der Schlüssel wieder eingebucht; überfällige Schlüssel lösen eine Eskalation aus.

05 Wo es passt

Gemacht für Orte, an denen ein verlorener Schlüssel
ein echtes Problem ist.

Überall dort, wo physische Schlüssel etwas Wichtiges öffnen, macht Holistion KMS die Schlüsselverwaltung zu einem nachvollziehbaren Prozess.

Kritische Infrastruktur & Energie

Umspannwerke und Technikräume

Schlüssel für Umspannwerke, Technikzentralen und entlegene Standorte – so ausgegeben, dass sie nie an die falsche Person gelangen.

Rechenzentren

Racks, Käfige und Räume

Käfig-, Rack- und Suite-Schlüssel nur für zertifizierte, eingeplante Techniker.

Öffentliche Einrichtungen

Büros, Archive und Depots

Büros, Archive und Asservatenräume, die für jedes Audit eine saubere Aufzeichnung benötigen.

Banken & Finanzen

Filialen und Sicherheitsbereiche

Tresor-, Safe- und Filialschlüssel unter strengem Vier-Augen-Zugriff.

Flotte & Mobilität

Fahrzeug- und Geräteschlüssel

Fahrzeug- und Geräteschlüssel mit klarer, zeitgestempelter Aufzeichnung übergeben.

Anlagen & Industrie

Werke, Campusse und Standorte

General-, Raum- und Maschinenschlüssel für große Campusse in einem einzigen System.

06 Fragen

Was Sicherheits- und Facility-Teams
meist zuerst fragen.

Kurze Antworten auf die Fragen, die vor einer Einführung aufkommen.

Grundlagen

Was ist ein elektronisches Schlüsselmanagement-System?

Ein intelligenter Schrank, der physische Schlüssel in einzeln verriegelten Positionen aufbewahrt und jeden nur an einen autorisierten, identifizierten Benutzer ausgibt – und dabei jede Ausgabe und Rückgabe protokolliert.

Zugriff

Wie verhindert es, dass die falsche Person einen Schlüssel entnimmt?

Benutzer identifizieren sich per PIN, RFID-Karte oder Fingerabdruck, und Rechte werden pro Schlüssel festgelegt. Personen können nur die Schlüssel entnehmen, die ihre Rolle erlaubt; kritische Schlüssel können zwei Faktoren erfordern.

Integration

Funktioniert es mit unseren Ausweisen und Konten?

Ja. Es liest standardmäßige RFID- und Proximity-Karten und integriert sich mit Verzeichnisdiensten und Single Sign-On, sodass Personen ihre vorhandenen Anmeldedaten nutzen.

Bereitstellung

Kann es ohne Cloud laufen?

Ja. Holistion KMS kann vollständig On-Premise hinter Ihrer eigenen Firewall bereitgestellt werden, wobei alle Daten und Audit-Aufzeichnungen unter Ihrer Kontrolle bleiben.